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万が一社員が領収書を紛失した場合、旅費精算はどう処理すればよいのでしょうか?

2016/7/6

社員が出張先で領収書を紛失してしまったとの報告をしてきました。実際には旅費を支出しているようなのですが、この場合旅費精算するには経理上、どのような処理をすれば良いのでしょうか?

領収書だけが領収の証拠ではない!

旅費精算に限らず、経費を精算する際には領収書が必要になります。ただ、どうしても領収書がない場合については、必ずしも領収書の体裁でなければ精算できないというわけではありません。
税務上も、「領収書の役割を果たすもの」であれば、その他の書類でも旅費精算をすることが可能です。

どんなものが領収書の代わりになるのですか?

領収書の代わりになるものとしては、以下のようなものがあります。

1:振込明細書
2:通帳のコピー
3:クレジットカードの利用明細
4:ネット予約の際の確認メール

どうしても領収書が見当たらない場合は、これらの資料を添付することで、旅費精算をしても問題ありません。
出張の際はばたばたすることが多いはずですから、領収書の管理に自信がない人は、記録が残るクレジットカードで会計すると良いでしょう。

まとめ

もちろん領収書があるにこしたことはありませんが、見つからないからと言って旅費精算が不能になるというわけではありません。まずは落ち着いて領収書の代わりになりそうなものを探すようにしましょう。

また、旅費精算のチェックは非常に時間がかかるため、つい確認がおろそかになりがちです。そんな場合は上記について注意するとともに、クラウドの経費精算システムの導入も検討してみると良いでしょう。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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