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交通費精算の際、会社の車のガソリン代はどのように精算するのが効率的ですか?

2016/5/19

会社で社用車を所有しています。この場合日々のガソリン代の精算を効率よくするためにはどうしたら良いのでしょうか。なにか良い方法はありますか?

ガソリン代は会社名義のカードで給油すると精算が楽になる

社用車を保有している場合は、その車で消費したガソリン代については、業務に使用したと考えられますので、自家用車の場合のように厳密に用途を区分しなくても、かかったガソリン代の実費を精算すれば良いという事になります。

ただ、その都度乗車していた社員が現金でガソリン代を精算してしまうと、それを経費精算する経理の負担も大きくなってしまいます。そこで、社用車を保有している場合は、会社名義でクレジットカード機能付きの会員カードを作成するととても便利です。
これを利用すれば、社員がいったん立替える必要がなくなり、クレジットカード会社からの請求に基づいて支払うだけです。

会員カードの取扱いには注意が必要

ただし、会員カードを作成した場合はその取扱いに注意する必要があります。
時々、会員カードを社用車に積みっぱなしにしてしまっている会社がありますが、そうすると社員が悪用して自家用車に給油してしまう可能性が出てきます。

そのため、会員カードを作成した場合には、給油する際に経理からカードを渡すようにするとともに、車内に車専用の利用日報を設置し、誰が、いつ、なんのために社用車を利用したのかを記録に残すようにしましょう。

まとめ

このように会員カードを作成すれば、ガソリン代の精算業務はほぼ消滅します。ただ、会員カードや記録簿などについてはしっかりと管理するようにしましょう。

ラクス

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