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交通費精算の際に、社員の捺印は必要ですか?

2016/4/11

社員に交通費精算書を提出させているのですが、この書類には社員本人の捺印などはもらった方が良いのでしょうか。また、それだけでは足りなかったりしますでしょうか。

交通費精算書を根拠もなく信用してはダメ

公共交通機関を使用した場合は、原則として領収書が発行されません。仮に発行されたとしても、交通費精算の際に領収書の添付を義務付けている会社はほとんどないでしょう。

つまり、交通費精算は社員が提出する「交通費精算書」が領収書代わりであり、その信憑性は確実なものでなければなりません。
にも拘らず、交通費精算書に作成者の捺印がなければ、いったい誰がその記載内容を担保するのでしょうか。

よって、交通費精算書には社員の捺印は必須となります。

できる限り上長の確認印も押印してもらいましょう

交通費精算書を確認することで、その社員がどこに何をしに行ったのかを知ることができます。そのため、その交通費精算書が本当に適切に支出された交通費なのかどうかについて、経理に提出する前に、まずは直近の上長に確認させて、その証拠に確認印を押印してもらうと良いでしょう。

ここまでしてはじめて交通費精算書の内容が十分に担保されたと言えるのです。

まとめ

日々の交通費精算に複数の捺印をするのは、社員本人にとっては面倒かもしれません。ですが、適切に交通費を精算するためには、この手順を絶対に怠らないようにしましょう。

また、これら交通費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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