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彼女との電話代を通信費で精算!?気をつけたい、不正申請3つの事例

2015/7/16

多くの会社にとって、経費精算業務は時間と労力を取られてしまう業務です。その複雑な業務の都合上、各々の社員に交通費や経費の管理や申請を任せっきりになってしまい、その結果不正が起こりやすくなってしまいます。
経理担当者の頭を悩ませる経費の不正申請。
今回は、不正申請が起こりやすい経費精算事例を3つご紹介します。

事例1:お菓子にコーヒー…交通系ICカードでの支払いを交通費として不正申請!

交通系ICカードへチャージした金額を旅費交通費として会社へ申請をし、コンビニ等で私的に利用する例です。主に、取引先への巡回をする営業担当者やサービス業務従事者が行いがちな手法です。
そんな交通系ICカードによる不正申請を発見する手段としては、
・チャージした際の領収書と、実際にICカードを使用した際の領収書、両方とも提出する事を義務化する
・交通系ICカードの利用は旅費交通費のみとし、その乗車履歴や支払履歴を確認する
などがあげられます。

こんな具体例も…
某営業会社が全ての交通系ICカードの利用履歴をチェックした結果、現実として3割前後は交通費ではない不可解な費用だったという件がありました。その会社では、不正請求を防止する対策として、交通系ICカードのチャージ額の上限を決め、業務日報にその経路と金額を記載させることを義務化。不正申請の発生を防止しているそうです。

事例2:彼女との電話代を通信費として申請!

勤め先より支給されている携帯電話を私用で使用すると「通信費の不正申請」となります。社外に外出する事の多い営業担当者や外部との取引の多いサービスを行う担当者が行う不正手段です。

そんな「通信費の不正申請」発見手段は、
・切手などは定期的に枚数を数え、在庫枚数を把握し管理を徹底する
・会社が支給している携帯電話がいつ誰に発信されているのか確認を行う
※休日に利用している場合は注意が必要

などがあげられます。
こんな具体例も…
とある電機メーカーでは、社内で働く従業員については携帯電話の支給をやめ、社外に外出する事が多い社員に限定することで、通信費の不正申請を防止を図っているそうです。

事例3:合コンでの飲食費を会議費にして不正申請!

「会議費の不正申請」とは、私用の飲食費やプライベートでの飲食費の支払いを、会議費として精算することです。外出や接待の機会の多い営業担当者に多く見られる不正手法です。

「会議費の不正申請」を発見するための手段として、
・費用の大きな会議の場合、場所や参加した人などを確認する
・過去に精算した額と月ごととの比較を行い、大きな差が出ていない事を確認する
などがあげられます。

広告代理店業界など会議や会食が多い業界では、年間数百万円もの不正申請が行われているという話もあります。

こんな具体例も…
会議費の不正請求を防止するため、ある広告代理店では会議費では事前に申請することを義務化し、不正申請の発生そのものを減らす対策を実施しています。

最後に

経費精算は各々の精算が複雑であり、多くの従業員が関わって行う業務の為、不正が生じやすくなってしまう経理業務の一つです。
不正申請を見落とさないためにも、社内で事前にルールを決めておき、不正申請の発生そのものを防止するとともに、申請後のチェックをきちんと行うことが大切です。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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