東京
03-6675-3623
大阪
06-6376-5222
名古屋
052-218-6937
福岡
092-739-8085

交通費・経費精算システムによる社内承認フローの効率化事例

経費精算の申請~承認のタイムラグが解消!地方でも充実のサポートでスムーズに運用開始

株式会社スポーツハウス

株式会社スポーツハウス様は、北海道を拠点としたスポーツ用品の卸売り小売業です。
法人企業はもちろんのこと、スポーツを愛する全ての人に必要とされる企業を目指し、スポーツ用品の販売だけでなく、スポーツイベントの企画・運営も行われています。
本社は札幌にあり、オンラインショップのほか、道内全域に「スポーツハウス」「札幌スポーツ館」としてスポーツ用品の販売店を展開されています。

株式会社スポーツハウス様では、手書きや郵送で行っていた経費精算の申請・承認フローを効率化するため、2018年6月より「楽楽精算」をご利用いただいています。

会社名 株式会社スポーツハウス
事業内容 スポーツ用品の卸売・小売業
従業員数 53名(2019年現在)
導入時期 2018年6月
URL https://www.sportskan.co.jp/

手書きによる煩雑な経費精算。承認には1週間も!

経費精算システム導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

元々は、各社員が複写式の経費精算書を使用し、手書きで記入していました。その後、上長が承認し捺印した精算書を経理部へ手渡し、または郵送で提出していました。
弊社では、電車やバスなどの交通費精算や駐車場料金の支払いなどの経費精算が多く、都度精算をしていたので、営業担当者は申請書の作成にかなりの手間がかかっていたと思います。
さらに、上長が出張で不在になり、承認を得るのに1週間程かかってしまうこともありました。経理部が精算書を確認できるまでに時間が経ってしまい、経理処理にも遅れが生じていたため、システム化を検討しました。

申請→承認までの時間が大幅減!月次決算もスピーディに完了

導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」を導入して大きく改善できたところは、申請から承認を得るまでの時間の短縮と、経理が申請内容を把握するまでのタイムラグが解消されたことです。「楽楽精算」上で申請から承認までできるので、どこでも経費精算業務ができるようになりました。承認者も出張先から承認できるようになったので、承認に1週間かかるといったことはなくなりました。申請者は空いた時間に経費精算の申請ができますし、本社以外の拠点からの精算も、郵送が不要になったのでスムーズに運用ができるようになりました。
承認が早く完了し、申請が早く経理に上がってくるようになったことで、精算業務に着手できるタイミングが早くなり、ストレスもなく、余裕を持って経理での精算業務が終えられるようになりました。月次決算も早く完了できるようになってとても助かっています。

クラウドで精算状況の確認が可能になり、社内全体の生産性向上にも貢献!

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

今までは精算されたものかどうかの管理さえも大変でしたが、経費精算システムを導入したことで承認が終わっているかどうか、精算が済んでいるかどうかがデータで分かるようになり、精算状況が把握がしやすくなりました。これにより、経理が対応すべき経費精算がどのくらいあるのかが一目で分かるので、業務の予測が立てられるようになりました。
また、今まで経費精算のみを専任で行っていたスタッフが他の業務にも時間を割くことができるようになり、経理部全体の業務効率が上がったと感じています。会社として間接部門の業務の効率化を推進しようという動きがあるので、「楽楽精算」はその部分に貢献してくれていると思います。

幅広い年齢層に分かりやすく、使いやすいシステム

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

様々な機能で経理業務の効率化ができるは勿論のこと、全社員にとって使いやすいシステムだったことが決め手でした。弊社は10代の営業社員から60代の管理職まで幅広い年齢層の従業員がおり、特に年齢が高い社員はシステム化への抵抗感が強いのではという懸念がありました。
他のシステムも検討しましたが、設定や項目が複雑でシステムに慣れない人でないと使いこなせないような印象を受けました。「楽楽精算」は、直感的に操作がしやすいシンプルな画面で、今まで使用していた申請書の項目に合わせて変更できるなど設定が柔軟です。全社員にとって分かりやすいシステムであると感じたため、「楽楽精算」に決めました。

地方の企業でも電話、メールでしっかりサポート

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

弊社は北海道にありますので、検討時は、WEB会議のような形でデモ画面を見ながら電話で丁寧にご説明いただきました。導入時はサポートの方々がしっかりとフォローしてくださったため、問題なく運用開始できました。現在徐々に小口現金での精算を縮小したいと考えておりますが、その際にも運用について相談させていただきたいと考えています。

導入事例を無料で一括ダウンロード!!

業務効率化の
成功事例をまとめ読み

入力フォームに飛びますので、必要事項の入力をお願いいたします。

その他の導入事例を見る
導入企業No.1の「楽楽精算」が
経費精算の悩みをすべて解決します!

3分でわかる
詳しい資料をプレゼント

活用例や詳細資料をお送りします!

実際の画面で
お試いただける

便利な機能を体感!

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス36,600社 レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。(2019年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

20000843(06)