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導入
事例

ワークフロー機能で稟議等の申請手続も電子化した事例

ワークフローの活用で稟議の承認にかかる時間が1週間→2日に短縮!

茨城グリーン開発株式会社様

茨城グリーン開発株式会社様は、茨城県「オールドオーチャードゴルフクラブ」と千葉県「デイスターゴルフクラブ」の2つのゴルフ場を運営する会社です。
デイスターゴルフクラブでは、「高級より上質」をコンセプトに、誰もが技量に応じて楽しめ、非日常のゴルフタイムを過ごせるようサービスの提供を行っており、今年度からは両ゴルフ場で「スリースマイル運動」を展開しており、お客様の笑顔・お取引先様の笑顔・従業員の笑顔溢れるゴルフ場を目指しています。
複数拠点のため承認者がオフィスを不在にする時間が長く、稟議書や物品注文書の申請フローが停滞することに課題を抱えていた同社は、紙での運用をやめ、各種申請手続を電子化するために「楽楽精算」を導入いただきました。
ワークフロー機能の活用による業務改善の効果や、交通費精算の便利な機能、初期設定時の状況など伺いました。

会社名 茨城グリーン開発株式会社
事業内容 ゴルフ場運営
従業員数 121名(2020年12月1日現在)
導入時期 2017年10月
URL https://www.oogc.co.jp/(オールドオーチャードゴルフクラブ)
URL https://www.daystar-gc.co.jp/(デイスターゴルフクラブ)

ワークフロー活用で稟議の承認にかかる時間が1週間→2日に短縮!

「楽楽精算」を導入いただいた背景や、当時の課題について教えてください。

導入のきっかけは精算業務の効率化というより、ワークフローの機能を使って、稟議書等の承認を電子化したいと考えたからです。もともと当社では紙を使って稟議の回覧を行っていたのですが、社長が別拠点にいることが多く、承認がタイムリーに行えず不便に感じていたんです。
また、物品注文書についても、書面を作成したら上司にメールで送り、上司が承認したら申請者にメールで返信するというように都度の手間がかかっていました。
こうした課題に対し、「楽楽精算」のワークフロー機能を活用すれば解決できるのではと考え、導入する運びになりました。もともと当社の複数のグループ会社で「楽楽精算」を使用していたこともあり、かつ業務効率化に役立っていると聞いていたため、特に他ツールとの比較も行いませんでした。

実際に「楽楽精算」を導入いただいて、どのような改善が見られましたか?

稟議の可決までにかかる期間が大幅に短くなりました。
当社はシフト制のため承認者の出社のタイミングが合わなかったり、繁忙で確認する暇がなかったりして、以前は1つの稟議の承認に1週間くらいかかっていました。今では「楽楽精算」のワークフロー機能を使って稟議を回すことにより、承認者が外出先でも申請内容を確認できるようになったため、最短2日ほどで可決されるようになりました。

>>「楽楽精算」汎用ワークフロー機能の詳細はこちら

交通費精算の確認工数が減り、ミスや差し戻しの機会も激減!

経費精算業務でのご活用状況はいかがでしょうか?

茨城グリーン開発株式会社

小規模の会社のため精算数はあまり多くないのですが、主に交通費と出張費の精算で活用しています。実際に使ってみると操作も簡単で、手続きが簡素化された実感がありますね。
出張精算について、従来はExcelで所定のフォーマットに出張先や費用等を記入し、印刷して伝票と一緒に回していました。しかし、稟議同様に紙での確認だったため、上司の外出時はどうしても承認が止まってしまっていたんです。今では外出先からスマートフォンでも承認が行えるようになったため、フローがとてもスムーズに進むようになりました。

その他、「楽楽精算」で役立っている機能はありますか?

交通費精算時の乗り換え案内が便利です。
今までは各自で利用区間の運賃を調べて申請を行い、経理でもその金額が正しいか一つひとつ確認していました。しかし、「楽楽精算」では乗り換え案内にもとづいて正しく申請されているものはアイコンで分かりやすく明示されるため、経理であえて調べ直す必要がなくなりました。
またガソリン代の精算について、自家用車を利用した場合1kmあたりの単価が決められているのですが、申請者が走行km数を入力するだけで金額が自動算出されるように設定したので、計算のミスも減りました。
以前はミスがあるとその度に経理が申請者の元に行って説明をしていたのですが、今では不備の理由を書いてボタンひとつで申請者に送信するだけなので、差し戻しの負担も削減されています。
一方、これまでは口頭で適宜フォローしながら説明していた内容も、書いて送るときつい言い方に見えてしまうこともあるので、表現については配慮するようにしています。

>>「楽楽精算」交通費精算機能の詳細はこちら

安心のサポート体制で初心者でもスムーズに初期設定可能!

初期設定はスムーズに進みましたか?

はい。これまで何かのシステムで管理画面の設定や編集を行なった経験等はありませんでしたが、初心者でも使いやすい設計になっていると思います。
画面のカスタマイズができるので、当社の運用にあった構成にできるところが良いですね。

当初、使用部署や金額に応じて承認フローを設定するのが難しく悩んだこともありましたが、サポート担当の方が状況を見て分かりやすく説明をしてくれたので、空いている時間で頑張って設定してみようという気持ちになれました。
特に、当社からお問い合わせをしようとする前に、サポートの方から先回りして「状況はいかがですか?お困りごとはありませんか?」と電話をかけてきてくれたので、安心感がありました。
こちらの状況をなかなかうまく言葉で伝えられない場面でも、意図を汲み取り、何とか理解しようとしてくれる姿勢が嬉しく、ありがたかったです。

「楽楽精算」に対する社員の皆様の反応はいかがでしたでしょうか?

茨城グリーン開発株式会社

導入にあたり社内に一斉メールで案内はしましたが、すぐには理解が行き渡らないので、やはり運用開始から間もない頃は社内の問い合わせが増えました。しかし、2〜3ヶ月ほどで落ち着き、今ではほとんどありません。
当初は新しいシステムを入れて、新しい書式で稟議や注文書を出すことに抵抗を感じている社員も一定数いましたが、いざ使用してみると、決まったところに決まった内容を入力するだけなので、以前の書式よりも使いやすいと言ってくれるようになりました。
また、何より承認までタイムリーに行われるようになり、誰のところで止まっているかも可視化されるようになったので、業務の効率化に繋がっているという声をもらっています。

「楽楽精算」の活用でますます広がる業務効率化の可能性

今後、「楽楽精算」でさらに効率化して行きたい業務はありますか?

今はまだ「楽楽精算」でのフローが徐々に定着しつつあるという状態なので、さらに便利に使えるよう運用の見直しを重ねているところです。
これから交際費精算での活用も検討していますが、精算時には領収書と一緒に確認する必要があるので、「楽楽精算」のOCR機能には興味があります。電子帳簿保存法について今はまだ導入するフェーズにはありませんが、これから同法にもとづく運用が一般化してきたら、併せてそちらの対応も考えたいとは思っています。

また、小口現金の取り扱いも減らしていきたいところです。
今は精算の度に現金で支払っており、一回の金額は大きくないものの、日々の出納管理に多くの工数を割いています。当社はゴルフ場を運営しているのですが、社員の空いているタイミングに合わせて現金を手渡す調整も含めかなり業務が煩雑なので、将来的には各人の個人口座へ月に一度振り込むだけの運用に変えていきたいです。
現在、特に残業が多くあるわけではありませんが、こうした効率化の余地のある時間を少しずつ削減していくことで、経理としてより取り組むべき様々な業務に手を広げていけるのではと思っています。

>>経理のよくあるお悩み解決!小口現金の面倒な管理をなくす運用方法はこちら

最後に、これから「楽楽精算」の導入を検討中の方へメッセージをお願いします。

「楽楽精算」は初期費用が高くなく、導入前後で業務効率が大幅に改善されます。
設定が少し複雑になることもありますが、サポート体制がとても充実しているので、システム導入を経験したことがない方でも受け入れやすいと思います。
また、ワークフロー機能については、当社のように承認者が複数の拠点管理を兼務していたり、外出等で不在にすることが多かったりする企業の皆様には、特におすすめしたいです。

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