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交通費・経費精算システムによる経費精算業務の効率化事例

“脱Excel”で経費精算業務を大幅に短縮!ミスも防止

オイシックス株式会社様は、「作った人が自分の子供に食べさせることのできる食品のみをお届けする」をコンセプトに、インターネットなどを通じて有機野菜、無添加加工食品など安全性に配慮した食品・食材を販売されています。

同社では付加価値の高い商品をリーズナブルに提供するために、ITを活用したコスト削減や業務効率化を推進されており、この取り組みの一環として2011年9月に「楽楽精算」をご導入いただきました。

会社名 オイシックス株式会社
事業内容 インターネットなどを通じた食品・食材の販売
従業員数 170名(2013年1月)
導入時期 2011年10月
URL http://www.oisix.co.jp/default.aspx

Excelの経費精算は“手間がかかる”し“ミスも起きる”

「楽楽精算」の導入をご検討された経緯をお教えいただけますでしょうか?

松本 浩平 様

以前はExcelで経費申請・精算を行っていたのですが、2つの大きな問題を抱えていました。一つは“経理スタッフの業務効率”、もう一つは“費用の把握にかかる時間”です。
まず、“経理スタッフの業務効率”についてですが、 Excelの場合、社内から集まる膨大な量の申請書を一つ一つ目視で確認・集計し、仕訳データと振込みデータを作成することになります。これが極めて手間のかかる作業なのです。全ての処理を基本的に手作業で行いますので、当然ミスが起きることもあります。しかも、作業自体は極めて単純なもので、このような業務に社員の時間が多く奪われることは、当社にとって大きな課題でした。
次に、“費用の把握”についてですが、Excel時代は、経費が発生してから費用を把握するまでに時間がかかっていました。当社では経営判断のスピードが大きな競争資源ですので、費用の把握にかかる時間は見過ごすことのできないリスクなのです。

最もコストパフォーマンスに優れていた「楽楽精算」

「楽楽精算」をお選びいただいた理由をお教えいただけますでしょうか?

システム導入にあたっては、自社開発を含めいくつかの選択肢を検討しました。その結果、 イニシャルコスト、ランニングコストを加味した上で最も安くて使い勝手の良い「楽楽精算」に決定しました。経費精算業務をこれだけ効率化できて、月額数万円で利用できるというのは費用対効果が非常に良いと思います。
また、自社の業務フローに合わせてシステムを柔軟に設定できる点も高く評価しました。特に求めていたのは、バイヤーや商品管理部といった現場の担当者に使い易いシステムです。どんなに高機能なシステムでもユーザーに使い易いものでなければ結局使われなくなってしまいますから。その点、「楽楽精算」は単純に機能を増やすだけでなく、不要な機能をそぎ落とすこともできるので、ユーザビリティに大変優れていると思います。また、業務フローに変更が生じた際に追加コスト無しでカスタマイズができるのも魅力ですね。

「楽楽精算」導入で業務が大幅に短縮、ミスも激減

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか?

河路 将人 様

現在は、社内の立替経費については全て「楽楽精算」で管理しています。たとえば、当社ではバイヤーであれば交通費、開発部署であればサンプル商品代、ECであれば催促費と、毎月ある程度まとまった金額の費用が恒常的に発生しています。
Excelで処理していたときは、これらの精算作業に毎月4日程度かかっていたのですが、「楽楽精算」の導入により、これを1日に短縮することができるようになりました。以前は、手作業で行っていた仕訳データや振込みデータの作成を、システムが自動的に行ってくれるようになったためです。人の手が入らないので、当然ミスの心配もありません。
さらに、Excel時代は精算済みの費用しか把握することができませんでしたが、「楽楽精算」を導入したことで“精算途中(申請中・承認中)”の費用まで正確に把握できるようになりました。リアルタイムに費用が把握できるようになったことは、経営判断のスピード・精度に大きく貢献していると思います。

Excel精算から一歩踏み出したい企業は「楽楽精算」を!

最後に、「楽楽精算」をご検討中の企業様にメッセージをお願いします。

当社では“付加価値の高い商品をリーズナブルに提供する”ということを一つの目標に掲げていますが、このためには社員一人ひとりがより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えることが重要だと捉えています。ですので、経費精算のように、お客様に直接関係が無い業務(付加価値を生まない業務)は、できる限り人手をかけずITで効率化するべきだと考えています。
現在Excelで経費精算を行っていて、そこから一歩前に踏み出したいという企業には「楽楽精算」が最適だと思います。また、クラウドサービスなので当社のように複数の店舗・拠点を持っている企業にもお勧めできますね。

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ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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