交通費・経費精算システムによる小売業での導入事例

店舗が、出張が...増え続ける精算件数に悲鳴

「楽楽精算」の導入をご検討された経緯をお教えいただけますでしょうか？

当社では本社と全国の店舗合わせて250人以上の社員を抱えていますが、経理部門の人数は4名と少数です。
もともとはExcelの精算用紙に各自申請内容を記載して現金精算を行っていました。しかし会社が成長期に入ったことで店舗が増え、出張が増え、精算件数が増え、と業務が回らなくなってきました。
このため、「会計ソフトへのデータ入力や振込み作業といった煩雑な業務をもっと効率化できないだろうか？」と考えるようになりました。
また、本社と店舗の間で頻繁に発生していた申請書や現金のやり取りにも不安を感じていましたので、このような「帳票や現金の流れをシンプルにしたい」という気持ちもありましたね。

必要な機能と使い易さを兼ね備えた「楽楽精算」

「楽楽精算」をお選びいただいた理由をお教えいただけますでしょうか？

申請→承認→仕訳→振込みといった一連の業務を効率化するのに必要な機能を備えていて、かつ使い易いという点ですね。いかに高機能でも、業務のやり方がそれまでと全く変わってしまっては問題です。その点、「楽楽精算」は画面レイアウトが変更できるなど自由度が高く、非常に使い易いと感じました。
また、店舗や自宅からもシステムにアクセス可能で、煩雑なメンテナンスが不要という点も、当社のように全国に店舗を複数運営をする会社の利用ニーズに合致していると考えました。
コストについても、月額料金であることから初期費用が安く、投資リスクは低いと思います。中小企業にもトライしやすい価格設定ですよね。

1カ月で全ての課題を解決、ストレスフリーに！

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか？

当初課題と考えていた、会計ソフトへのデータ入力や振込み作業は導入してすぐに効率化することができました。導入もシステムの専門家ではなく経理担当が1カ月程度でできてしまったのだから驚きです。
また、思ったよりも時間短縮になったのが、申請を差し戻しや再申請の際に担当者に自動でメールが送られるという点です。Excel時代は店舗とそのようなやり取りをする場合はつどメールで確認をとっていましたね。いまではそういった煩雑な作業からも解放されました。
さらに、以前は「先月の精算してましたっけ？」や「いつお金もらえるんですか？」など社員からの照会応答も多かったのですが、各自が過去の履歴を検索して調べられるので、問い合わせの件数はぐっと減りましたね。

今後は社員ひとりひとりのコスト意識を高めたい

今後の展望などがございましたらお教えいただけますでしょうか？

当初の課題だった精算業務の効率化はある程度実現できてきているので、今後はより戦略的に「楽楽精算」を活用していきたいですね。
具体的には、各社員が自分の使っている経費を正しく把握して、その費用対効果を分析できるような状態が理想です。例えばスーパーバイザーであれば、出張にかかっている費用がどの程度店舗の売上に貢献しているか、などです。
「楽楽精算」は伝票データをCSV形式で出力することができるので、このような分析もできると思います。あとは社内の意識づくりが重要になると思いますが、経理部門として啓蒙活動に努めたいと考えています。