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交通費・経費精算システムの設定代行サービス活用事例

独自の出張旅費規程や運用ルールもイメージ通りにシステム化
「楽楽精算」の設定代行サービスの活用で効率的な出張精算を実現

株式会社アムラックストヨタ様は、東京・お台場にある“見て、乗って、感じる”モビリティの体験型テーマパーク「MEGA WEB」を運営する企業です。「MEGA WEB」は国内外多くの観光客に親しまれており、2019年には誕生20周年を迎えました。トヨタ車の展示や紹介をはじめ、企業活動のPR等に関する各種企画や運営を行っています。

同社では出張精算にかかる工数を削減するため、2018年11月から「楽楽精算」をご利用いただいております。

会社名 株式会社アムラックストヨタ
事業内容 MEGA WEBの車両展示および企業PR等に関する各種イベントの企画・運営
従業員数 26名(2019年4月1日現在)
導入時期 2018年11月
URL https://www.megaweb.gr.jp/

効率が悪く、ミスが多かった出張精算のフロー改善が長年の課題…

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

交通費・出張旅費精算については、会社設立時から親会社が使用していた帳票と同じ書式のものを使用しており、精算から経理処理まで全て手作業でした。その後、親会社では独自の交通費精算システムを導入し、効率化を図っていましたが、弊社はそのまま紙での精算を行っていました。
導入前の精算方法は、出張者本人が紙の出張届を記入し事前申請、出張終了後、報告書や精算書を記入して申請、上司承認後、それを会計システムに入力し、出力された伝票を再び上司へ。承認後、立替金支払担当者へ提出し、支払処理作業をおこない、最終的に経理担当者へ…といったなんとも複雑な流れでした。さらに、定期的に同じ場所へ出張する場合でも、その都度同じ作業をおこなわなくてはなりません。この方法はとても効率が悪く、ミスも多かったため、それらを解消するために、交通費・出張旅費精算業務をシステム化することが長年の課題でした。

申請画面を自社仕様にカスタマイズでき、従来のルールのままシステム移行が完了

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

申請や承認画面を自社仕様にカスタマイズができる点です。システム検討をする際、弊社の「運用ルール」を、全てシステム内で実現できるか、という点に不安がありました。特に、これまでの運用の中で、間違いが多かった項目については、入力時にエラー表示等で事前にミスを予防できるようにしたかったので、その要望がどこまで反映されるのか、という点は重要でした。
「楽楽精算」は導入までのサポート体制が良いだけでなく、一から画面を作りこむこまずとも、自社仕様の画面のレイアウトが可能で、導入前のルールも問題なくシステム化できました。間違った項目についてもエラー表示を出すという規定違反チェック機能もあるので、大変助かりました。

設定代行サービスでイメージ通りの精算フローを実現

貴社では「設定代行サービス」をご利用頂きましたが、導入前に感じていた不安や課題点は解消できましたでしょうか?

導入前から「こういうイメージの出張旅費精算システムを作りたい」という希望はハッキリしていたのですが、それを実現するために、どういう作りこみが必要なのか全くわからず、「何から手をつければいいの?」という状態でした。
設定代行サービスの担当者の方は、こちらから伝えたイメージや要望に対し、具現化のために必要なデータ等を細かく指示してくださり、それを基にベースとなる画面を作成し、その画面に改良や修正を加えていく、という方法で進めてくれたため、安心して初期設定を進めることができました。
そのおかげで、システムの詳しい知識がない人事・経理担当者でも非常にわかりやすく、弊社の細かい出張旅費規定も全て反映でき、ユーザー目線に合わせたイメージ通りの画面や承認フローの設定がほぼ実現できました。

出張精算をシステム化し、精算にかかる工数が大幅削減!

「楽楽精算」ご導入後で最も大きく感じた効果を教えていただけますでしょうか。

最も大きな効果は「業務工数の削減」です。「楽楽精算」導入後は、出張者本人が出張費の精算申請まで行えば、あとはシステム内で承認、会計システムや支払処理まで連携できるため、手間がかかっていた作業が減り、工数が大幅に削減されました。初期設定の段階で旅費規定のルールをシステムに反映できたので、申請ミスが減ったことでチェックも楽になりました。

将来的には社内全ての経費精算を「楽楽精算」で効率化したい

今後の展望などがございましたらお教えいただけますでしょうか?

「楽楽精算」を導入したのは交通費・出張旅費精算のみで、まだ導入から1年も経っていないですが、いずれは従業員全員が問題なく使いこなせるようになり、大きな効果が得られると思います。そのため、将来的には交通費・出張旅費精算以外の経費精算(「交際費」や「会議費」などの個人立替精算等)でも活用していきたいと考えています。

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おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス36,600社 レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。(2019年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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