DX推進のために請求書処理支援オプションを導入した事例

導入のきっかけ

もともと「楽楽精算」を導入したことで社内の効率化が大幅に進んだことから、「楽楽精算」を起点とした他のサービスの導入も検討していた背景があります。従来の請求書の受け取り業務では、「楽楽精算」の支払依頼機能を使用した処理業務を行っておりましたが、支払先関連の手入力や属人化していた内訳の入力など手作業が発生しておりました。今回、社内のDX化を推進するにあたり、手作業を減らし請求書の受け取り業務をより効率化したかったため、導入を検討しました。

導入前、期待していたことの具体例と効果の実感

従来の請求書受け取り業務では、50を超える各営業拠点で請求書を受領後、営業拠点で内容を確認した後、FAXで経理部に送付していました。また、経理部では「楽楽精算」の支払依頼機能を使用し、日付や金額、内訳など必要な情報をExcelで作成しCSVで取り込んだ後、適切な支払先や振込先を都度選択する業務フローで運用していたことから、確認や処理に多くの時間を要しておりました。これらの業務のうち、営業拠点から経理部にFAXで送付するという物理的な作業や、経理部では内訳の作成や、支払先・振込先などを都度選択するという手作業に関して削減できることを期待していました。

今回、請求書処理支援オプションを導入したことで、営業現場では様々な形式の請求書が届いた際に、ネットワーク接続ができる複合機を利用することで、「invox for 楽楽精算」に自動でデータが連携され仕訳まで作成されるため、請求書の処理に必要な工数が大幅に減りました。また、経理部でも支払先や金額に関してAI-OCR機能で読み取ってくれるだけでなく、以前までは必要だった支払先関連の手入力や属人化していた内訳入力など、都度手作業する必要がなくなり「楽楽精算」への入力の工数が減ることで大幅な業務効率化に繋がりました。経理部内では請求書処理支援オプションを使わない、従来の支払業務に戻ることは考えられないというお声が多くあり、大きな効果を実感しております。

導入してみて、改めて期待できるところと、継続して課題であるところ

継続課題としては、AI-OCR機能に関し、社印が会社名とかぶっている場合などは、読み取りがエラーになることもあるため、もう少し精度を高めて頂きたいと考えております。また、改めて期待できることは、請求書の発行元など特定の条件に一致する仕訳のパターンを予め定義できる仕訳辞書機能を利用することで、従来だと属人化していた請求書の入力業務が改善されつつあるので、今後の運用でも改めて期待しています。

請求書処理支援OPをご検討中の企業様にメッセージをお願いします

「楽楽精算」の支払依頼を利用している企業様は是非、請求書処理支援オプションの導入をお勧めします。特に複数の営業拠点や事務所を抱え、本部の経理が全拠点の受け取り請求書を処理している場合には非常に向いているサービスだと思います。また準備に関してもAPI連携やマスタの登録、仕訳辞書の登録、部内での周知含めて約2～3ケ月ほどで運用に乗せることができたため、導入のしやすさにおいてもお勧めできるサービスだと思います。