交通費・経費精算システムの経費精算業務の改善推進事例

現金精算によるミスが多発、手間もかかるので立替精算の振込移行を検討

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

システム導入前は現金で経費精算を行っていました。経理が申請の都度、現金を社員に渡して立替精算していたので、金額のミスも多く、小銭の用意が必要で管理に多くの時間がかかっていました。そのため、以前から現金による立替精算をやめて振込対応に移行したいと考えていました。
また、申請者の経費精算業務にも課題がありました。元々は申請者が経費精算用紙に手書きで申請内容を記載、領収書を貼り付けて回覧するというフローでした。特に交通費は交通系ICカードの乗車履歴を印字し、その中から定期区間や私用分を差し引くという作業があり、毎月ミスが発生していました。
立替精算から振込対応への運用移行と、精算業務におけるミスの削減を実現する方法を探している中で、クラウド型の経費精算システムがあることを知り、導入に至りました。

自動仕訳機能で現金出納帳への手入力がゼロに！念願の振込対応を実現

「楽楽精算」ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

元々経理がエクセルの現金出納帳に手入力する必要があったのですが、「楽楽精算」では申請内容から自動で仕訳を生成できるので、現金出納帳への手入力がゼロになりました。また、弊社で使用している会計システムや取引銀行とも連携可能でしたので、会計システムへの入力、FBデータの作成も不要になりました。「楽楽精算」をきっかけに立替精算からの移行が実現でき、振込での対応が可能になったのでとても楽になりました。
交通費精算についても、交通系ICカードの乗車履歴を読み取って交通費精算の申請ができるので、交通費の計算をする必要がなくなり、ミスも作業時間も大幅に削減できています。申請者が申請の締め切りを守ってくれるようになったことも嬉しい効果です。

電子帳簿保存法対応で過去の領収書を探す手間を解消

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

申請者には、交通系ICカード読み取り機能が特に好評です。承認者からは、社内にいなくてもスマホから承認できること、システム上のコメント登録で差し戻しができる点が良いという声がありました。
また、経理では、以前は過去の処理を振り返る時に、ファイリングした領収書の原本を探していましたが、「楽楽精算」は電子帳簿保存法に対応しているので、システム上で検索をかければすぐに領収書を参照できる点がとても便利です。

電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら

営業の方が要望を理解し、自社に最適なプランを提案してくれた

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

経費精算システムでHPを検索したところ、「楽楽精算」は国内累計導入社数No.1（※）ということでしたし、経費精算システムを販売する企業の中でもラクスさんは大手のようでしたので、お話を伺いました。ちょうどその頃TVでCMも流れていたので、印象に残っていたことがきっかけで問合せました。 営業に来られた方が経理の経験がある方で、今までの導入実績なども参考にしながら弊社の要望を理解し、弊社に最適なプランを提案していただいたのがポイントとなり、導入を決めました。
（※）デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/）より

導入後の電話サポートも丁寧、疑問点もすぐに解決

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

初期設定で設定すべき項目が多く、不安もありましたので、導入時に初期設定のセミナーに参加し、その場で設定をお手伝いいただきました。
特に不安だったのは、会計システムにインポートする仕訳を生成する設定だったのですが、こちらの要望をヒアリングしながら設定して頂けたので大変助かりました。
導入後のサポートは、システムによっては電話でのサポートは有料だったり、期間限定だったりすることがありますが、「楽楽精算」は電話での問い合わせにいつでも対応いただけますし、サポート担当者の方はどなたに聞いても、要望をすぐに察して解決してくださり、非常に助かります。