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交通費・経費精算システムによるスマートフォンでの精算事例

“経費精算業務が3名3日→2名2日間に。
スマホ利用で、営業担当者の手間も省力化。

株式会社ヒト・コミュニケーションズ様

ヒト・コミュニケーションズ様は、成果追求型営業支援をコンセプトに、販売・サービス・営業分野に特化したアウトソーシング事業を展開している企業です。2013年7月に東証1部上場を果たし、同分野におけるアウトソーシングのフロントランナーとして今後更なる飛躍が期待されております。

同社では、経理部門の入力ミス削減と業務効率化を目的に、2014年3月に「楽楽精算」をご導入いただきました。

会社名 株式会社ヒト・コミュニケーションズ
事業内容 アウトソーシング、人材派遣
従業員数 235名
導入時期 2014年3月
URL http://hitocom.co.jp/

手作業であるがゆえの入力ミス、入力漏れ、もう限界…

「楽楽精算」の導入をご検討された経緯をお教えいただけますでしょうか?

経理財務部 大谷様

もともとは、Excelの経費精算用紙に各社員が申請内容を記入し、紙に印刷したものを経理が手作業で処理していました。1件1件目視で確認し、集計、仕訳をした後に自社の管理システムに手入力。さらにそこから振り込みデータと会計ソフトへ入力するデータを別々に出力する、という作業を行っていたので、とても時間がかかっていました。また、すべてが手作業のため、入力ミスや入力漏れがどうしても発生していました。このような状況から、どうにかミスが減り、経理部門の負担も減る方法はないかと模索していた、というのがきっかけです。

3名で3日間かかっていた経費精算業務が2名で2日間に

「楽楽精算」を導入して改善されたことを教えて頂けますでしょうか。

まず、入力ミスが激減しました。これまでは各部署からあがってくる経費精算用紙をもとに、記載されている内容を経理が管理システムに1つずつ手入力していたため、入力ミスや入力漏れが発生していました。しかし「楽楽精算」を使えば、各社員からあがってくる申請内容を、経理は入力し直す必要がありません。必然的にミスは減りました。
また、「楽楽精算」は申請者が選択した費用項目を、勘定科目に自動で紐づけてくれる機能があります。この機能のおかげで、経理が仕訳作業をする必要がなくなり、大幅な時間短縮につながりました。具体的には、これまで3名で3日間かかっていた経費精算の作業が、今では2名で2日間に減りました。これまで経費精算の業務をしていた1名は、他のやるべき業務に集中できるようになったので、「楽楽精算」を導入して本当によかったと思います。

業務量が把握でき、スケジュールのコントロールができるように

その他に、「楽楽精算」を導入したことによる変化があれば、教えてください。

当社は全国に約30カ所の拠点を構えています。経理部門はその拠点すべての経費精算を行うのですが、これまでは経費精算用紙が経理の手元に到着しなければ、今月分として処理すべき量がわからず、どのくらいの経費精算作業が発生するのかまったく把握できていませんでした。ですから、提出漏れがあると後から用紙が届き、別途作業が発生することもしばしばありました。今では申請者が「楽楽精算」の申請ボタンさえ押しておいてくれれば、今月はこのくらいの作業が発生するな、というのがわかります。スケジュールのコントロールがしやすくなったのは、嬉しいですね。

営業チームから好評!スマホでどこでも簡単に申請できる

便利な機能や、社員の方に喜ばれている機能がありましたら教えていただけますでしょうか?

イベントプロモーションなども手掛ける当社では、終日現場での業務が続き、なかなか社内に戻って来られない社員も少なくありません。これまでは経費精算のためだけに会社に戻り、数時間かけて経費精算作業をしていたのですが、「楽楽精算」は、ネット環境があれば申請できるので、家からの申請やスマートフォンで申請ができる点は、社員からとても好評です。特に営業担当は電車移動が多いので、うまくスマートフォンを活用していますね。外出する度に、こまめにスマートフォンから交通費の申請内容を作成する者もいます。

既存システムと柔軟に連携できることも導入の決め手に

「楽楽精算」をお選びいただいた理由を教えていただけますでしょうか?

当時、経理の業務負担にかなりの課題を感じていたため、「楽楽」というわかりやすい名前に惹かれて問い合わせたのを覚えています。説明を聞く中で、自社の管理システムを通さず振り込みデータや会計ソフト用のデータが作成でき、これなら当社でも使えそうだと感じました。また、当社では請求書の支払処理は別の部門で行うのですが、そちらで使用している管理システムにも「楽楽精算」のデータをCSVで出力すれば連携できることがわかり、他のシステムとの連携が柔軟にできるという点は、魅力的でした。

導入時の細かいサポート体制

サポート体制はいかがでしょうか?

導入時は設定すべき項目がたくさんで不安がありましたが、細かい設定の仕方まで教えていただき、おかげでスムーズに導入することができました。導入後は、実際に使用してみて、「やっぱりここを変更したい」という点がいくつか出てきたのですが、実際に画面を見て教えていただけたので、とても助かりました。既に運用が上手くいっている今は、特に質問等ないのですが、「楽楽精算」はバージョンアップ時に都度メールでご連絡をいただけますよね。新機能が追加されたことも教えてもらえるので、毎回しっかりチェックさせていただいていますよ。

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ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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