「楽楽精算」を導入したことで経理部のテレワークを実現した事例

経費精算の為の出社を無くしていきたいという目的の元に導入を検討

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えてください

元々は「Excel精算書入力、承認は上長押印、各拠点の現金出納にて現金精算。その後、出納管理者が精算内容を会計システム入力し、経理が入力チェックを行う。」という一連の処理をしておりました。コロナ禍においてテレワークの導入もしておりましたが、経費精算の為に出社する。出納管理者がテレワーク出来ないなどの問題。また拠点によっては多額の現金を出納管理者に管理させなければならないという問題。それ以外にも経費精算の電子化、今後施行される電子帳簿保存法の対応など、複数の問題を抱えておりました。

これらの複数の問題を解決するために経費精算システムの導入を検討し始めました。

導入を検討される時に複数サービスとの比較はされましたか？

選定の一番のポイントになったのは、累計導入社数No.1^※1という部分です。在宅勤務対応を緊急で行わなければならず、選定にあまり時間を掛けていられない中で、多くのユーザーに選ばれているということは大きな信頼になりました。また、当社が望んだ機能とコストのバランスも満足できるものでした。

申請方法を動画化し全社導入を加速！

導入時に意識したポイントを教えてください。

意識をしたポイントとしては大きく2点あります。
1点目は、今ある経費精算のフォーマットを可能な限り「楽楽精算」上に再現すること。
2点目は、申請方法を動画化すること。

1点目については、現場へのインパクトや動揺を限りなく少なくするために、今ある精算フォーマットを再現しました。その中で「楽楽精算」はカスタマイズの自由度が高いこともあり、結果としてスムーズな移行ができたかと思います。またサポートサイトも充実していたため、実質一人で行っていた各種設定も無理なく行うことができました。

2点目については、当初弊社では各拠点のキーマンに対して新たな精算方法を降ろしていこうと考えていたのですが、時間がかかりすぎること、キーマンに負担がかかりすぎることが懸念された為、あらかじめ申請方法を動画化し、全社員に向けて共有することでスピード感をもって導入が進められたと感じています。

「楽楽精算」導入によって大幅な効率化を実現

導入前と導入後とで、どのように変化しましたか？

大きく変化があったのは導入前の課題であった、現金出納帳の管理、およびテレワーク中の出社についてです。特に現金出納の管理については出社をし、システム入力を行うことが無くなりましたので、その分、大幅な時間短縮につながりました。

具体的な数値としては、主だった15拠点で月平均5時間ほどの短縮。全社で月に75時間程度短縮することができています。特に大きな拠点での効果が高く、20時間以上業務短縮できた拠点もございます。短縮し創出できた時間を使い、新たな業務に挑戦することもできておりますので改善効果が高いなと実感しています。

スマートフォンからの申請で経費精算の為の出社もなくなりラクラクに！

「楽楽精算」のおすすめの機能を教えていただけますでしょうか。

やはり、スマートフォンからも申請・承認ができる点は営業からとても喜ばれています。
前述しました通り、当社は多拠点に営業部隊がおり、申請・承認を行うために拠点に出社するという体制でしたので、それが出社せずとも行えるという部分は好評です。

出張自体もコロナ禍前と同水準ぐらいに戻ったこともあり、より利便性を感じていただいているのではないかと思っています。

「楽楽精算」のスマートフォン対応の紹介はこちら！

申請者・承認者全員が導入効果を実感！

「楽楽精算」への社内理解や社内浸透での苦労は？

当初はやはりなれない事ですので、多くの問合せがあり多少の混乱はありましたが、導入に際して従業員は協力的で特に反発などはありませんでした。これは元々の経費精算業務に少なからず皆が不満を持っており、「楽楽精算」の導入で良い方向へ変わってくれるのではないか。という期待があったのではないかと感じています。

導入後、営業に話を聞くと「経費精算業務はプライオリティが低すぎる活動。出張が多い営業職からすると、もう紙・Excelでの精算には戻りたくない。」 という声も出ているため、経理部の業務時間短縮のみならず、申請者にとっても一定の効果はあったと感じています。

経費精算以外の部分でも「楽楽精算」を活用し効率化へ

導入を検討している他社の担当の方へのアドバイスをいただけますか？

紙やExcelでの精算からシステムに切り替える際には今までのやり方を大幅に変える必要があり、そこが現場との軋轢が生じる一因かと思います。「楽楽精算」はカスタマイズ性が高いこともあり、今ある精算の方法を画面上に再現できるようになっています。

現場からの反発を懸念されており、導入を足踏みしていらっしゃる方がいましたら
一度、「楽楽精算」に触れていただきその自由度を体験していただくことで、懸念が払しょくされるかもしれませんので、勇気をもって一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。