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交通費・経費精算システムによる小口現金廃止事例

システム化により担当者から5名から2名に。
小口現金も廃止でき、手間やリスクも削減

東急スポーツシステム株式会社

東急沿線を中心に、スポーツ施設およびスクール(ゴルフ・テニス・フィットネス・スイミング・フットボールの各事業)などの運営を行っている東急スポーツシステム株式会社様。

「楽楽精算」の導入で、交通費精算書・経費精算書等の「紙」による申請を電子化。各施設の小口現金も廃止、仮払申請などにも活用し、経理業務の大幅な改善を達成されています。

会社名 東急スポーツシステム株式会社
事業内容 スポーツ施設およびスクールなどの運営
従業員数 183人<アルバイト:466人>(2010年3月現在)
導入時期 2010年4月
URL http://www.tokyu-sports.com

都度精算のため、毎月約800~1,000件の申請を処理

従来は、所定の用紙に手書きまたはエクセルの書式に入力して上長である支配人や現場責任者に申請します。交通費のほか、一定の金額内の消耗品などの立替購入分については、上長の承認後、各施設にある小口現金で精算していました。小口現金の出納は、エクセルの出納帳に入力して管理。各経理伝票は、各施設から本社のグループマネージャーに渡り、経理部に回ってくるというフローでした。
これらの精算処理は、その都度行っていました。数百円単位の申請がほとんどなのですが、経理に上がってくる申請書類としては、ひと月あたり800~1,000件ほどに達していたんです。

小口現金をなくし、スムーズな申請・承認を行いたい

以前の手書きや手計算、手入力では、申請者の手間がかかり、記入漏れなどの不備も起こりがち。差し戻しなどの経理とのやり取りにも苦労していました。
また、紙ベースの申請では、各施設から本社に送られてくるのにどうしてもタイムラグが生じます。仮払い申請などで急ぎの場合は、ファクスやメールなどで先に送ってもらって確認し、仮払い金を渡すといったケースもありました。
各施設の支配人や現場責任者は、小口現金の出納管理も行わなければならず、その作業に手間を取られてしまうため、接客業務や施設運営に充てるべき時間が削られてしまうという課題がありました。
私たち経理担当としても、日々の業務負担を軽減することや、小口現金をなくしてリスクや手間を減らすことの必要性を感じていました。自社内でサーバを持つことはできなかったので、クラウド(ASP)による経費精算システムを探し始めたんです。

導入・ランニングコストが、圧倒的に安い「楽楽精算」

インターネット検索で、ある会社の経費精算システムについてのセミナーがあることを知り、話を聞きに行きました。まさに私たちが考えていた機能やサービスがあったシステムでしたので、すぐにシステム導入の検討を始めました。
調べてみるとセミナーで紹介されたシステム以外にも各社の色々なシステムがあり、比較検討してみる中で導入コストもランニングコストも安く、なおかつ機能面でも上回っている「楽楽精算」を見つけました。
実際に営業の方にきていただき、デモ画面を見ながら色々とお話を聞いて、「楽楽精算」を使えば経費精算業務の効率化はきっと実現出来る、と大きな期待と安心感が持てました。

操作が簡単。直感的でわかりやすい画面

導入前に、まずテストアカウント※を申し込みました。実際に使ってみると、各ページが非常に明快でわかりやすいという印象でした。操作もシンプルで使い勝手が良かったですし、申請者もすぐに使えるようになるだろうなと感じました。実際、わかりやすいアイコンや色が使われているので、申請者から操作の問い合わせの際に、「緑のボタン」などと説明すればわかってもらえます。
当社は、交通費精算が非常に多いので、「乗換案内」と連動しているのは非常に助かると感じました。定期区間の自動控除が可能ですし、移動経路に対して「安」「早」「楽」といった表示がされる点も、適切な経路選択かどうかを判断しやすかったですね。また、仮払申請・管理にも課題を持っていたので、その機能が標準で備わっていることもポイントでした。
カスタマイズの作業は、特別な知識がなくても簡単に行えましたし、画面レイアウトの変更が当社の事情に合わせて変えることも可能でした。また、わからないことがあっても、気軽にラクスさんにメールや電話で問い合わせして、懇切丁寧に教えていただけました。実際に導入となった際、テストアカウント※でカスタマイズ構築したデータが、そのまま本番環境に移植できるのも便利でした。
※お客様ごとに無料でご発行させていただくアカウント。オンラインデモとは異なります。

社員全員が感じている導入メリットは、予想以上

「楽楽精算」導入によって、小口現金を廃止したキャッシュレスを実現することができました。また、交通費精算については、ペーパーレスの申請・承認が可能になりました。
今まではその都度申請されていた交通費などの小口経費は、締め切りを月に3回、支払い(銀行振込)も3回に設定。本社の経理には、各施設からの経費申請・処理が集中しますが、電子化したことによって経理業務の負担が大幅に減りました。従来は5人体制で行っていた作業が、現在は2人で対応可能になりました。
各施設にかかっていた小口現金管理や現場での経理業務も一切なくなり、その分、お客様対応に注力できるようになっています。「楽楽精算」の導入によって、付帯的なメリットが生まれました。
各社員にとっては、交通費精算の際に、いちいち金額を調べたり計算したりする必要がありませんし、入力の手間が大幅に短縮できます。過去の履歴が残り、その履歴を使って入力作業が省けるのも有効です。
承認者も、メールの通知によって速やかに承認作業ができます。携帯電話からのアクセスも可能ですから、移動中の時間を使って承認できるので効率がいいと思いました。
今後も、ラクスさんには期待しています。私たちユーザーの意見を積極的に取り入れてくれて、新機能として追加してもらえるので非常に助かります。安心して、当社のグループ会社にも「楽楽精算」を紹介できます。

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ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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