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交通費精算・経費精算システム

概要

多くの企業様が経費精算の省力化を必要としている理由
経費や交通費は多くの社員が申請・精算を行いますが、忙しい本来の業務の中では申請内容にミスが起こることも多くなります。しかし、経理としてはミスのある状態では締め処理ができないため、何重にもチェックを行うだけでなく、ミスがあった場合の差し戻しや督促など、本来であれば不要な業務に少なからず手を焼いているのが実情です。
また、お金が絡む処理であることから、ミスや不正に対するガバメントを利かせるために、適切なフローで承認を得る必要があります。
これらの背景によって、金額的には非常に小さい場合であっても、経費や交通費の精算には、
  • チェックに対して多大な労力を費やす
  • 差し戻しや督促に労力と時間を費やす
  • 忙しい上長の承認作業にも労力を費やす
ということが必要になってしまいます。
しかし、この作業をしっかりとやることが直接的に会社の発展に寄与するわけではなく、経費精算のような「必要だけれども労力がかかる」ような作業については、省力化を推進してコスト削減に取り組む一方で、社員が本業に集中できる環境を整えていく必要があるのです。

このような経費や交通費に関わる一連のフロー全般にわたる省力化を実現するものが「楽楽精算」です。 多くの企業様に楽楽精算をご導入いただいておりますが、それは「経理部門など間接コストの削減」「本業に集中するための経営基盤の整備」を両立させるために、最も改善効果の高いシステムであるという評価をいただいているためです。

以下、楽楽精算による改善ポイントのいくつかをご説明します。

チェック処理を縮小

たくさんの社員から送られてくる精算書。
「交通費の経路は妥当か?」
「正しい承認フローを通っているか?」
「承認漏れの申請は残っていないか?」

etc.
楽楽精算ではこれらのチェック処理を縮小します。
乗換案内を標準装備しておりますので、経路の検索運賃の自動取得などが行えます。
さらに運賃から定期区間の自動控除が行えますので、そのようなチェックが不要になります。 また、乗換案内の入力区分(最も安い経路かどうかなど)が一目でわかるアイコンが表示されますので、適正な経路かどうかのチェックが簡単に行えます。
承認フローは事前に管理者が設定でき、承認待ちのものがあればメールや画面で通知してくれます。 チェック処理を簡単にするだけではなく、チェック処理そのものを削減することができるのです。

支払・仕訳処理の縮小

毎月たくさんの申請書が経理部に届きます。
届いた申請書の中から、今回対象となる申請を探して、
使用内容に応じて仕訳を行い、各社員の支払金額の
合計値を申請書をめくりながら計算。
さらに、間違っていないか別の人が計算をし直してチェック。
楽楽精算では届いた申請書を条件で絞り込み、該当するデータのみを処理することができます。
勘定科目はあらかじめ設定されていた内容に応じて自動で仕訳されますので、都度考えながら仕訳をして入力する必要もありません。
また、会計システムへの連携もできますので、会計システムに別途入力する必要もありません。(CSV出力による連携)
さらに、各社員ごとに合算した金額をFBデータ出力して振り込むこともできますし、この支払データをCSV出力して給与システムに取り込むこともできますので、手入力する手間とその内容が正しいかどうかのチェックをする手間を大幅に削減することが可能になります。

申請者の不安を払拭

「先月立替えた経費はいつ支払われるんだろう?」
「課長に申請書を提出したけど、ちゃんと承認してくれただろうか・・・」
楽楽精算では申請者が、過去に自分が申請した申請書を一覧で見ることができます。
現在の承認状態、支払予定日等が表示されますので、このような申請者の不安を払拭することができます。

簡単支払管理

先月の支払金額や、今月の支払予定の金額、誰がどのくらいの経費を
使用しているかなど、経費について管理・分析を行うことは経営には不可欠です。
楽楽精算では、支払一覧表各種チェックリストなどの帳票の出力が可能ですので、経費の管理・分析を行うためのデータを簡単に得ることができます。
また、申請伝票のデータをCSVとして出力することも可能ですので、Excelを使用してお好みの形で集計、分析することができます。

クラウド(ASP)で簡単保守

「あれ?サーバが動いてないぞ?・・・担当者誰だ?」
「サーバの起動ってどうやるの?誰ができるの?」
「そのサーバの保守してた人、辞めちゃったよ・・・」


サーバの保守は専門の知識がないとなかなか難しいものです。
専門の人を雇う必要がありますし、機器のメンテナンスや
バックアップにかかる費用も決して安いものではありません。
楽楽精算はクラウド(ASP)サービスとしてご提供しております。(※)
サーバのメンテナンス・セキュリティ確保やデータのバックアップなどは実績豊富な専門のスタッフが行いますので、サーバの知識などは一切必要ありません。
インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもアクセスできます。もちろん、出張先からでも申請、承認が可能です。
(※PKGもご用意しております。)